nl-NLen-US

Bellen met Microsoft Teams: zo zorg je voor een naadloze overstap

29 March 2019

Van oud naar de Cloud: maak de succesvolle transitie naar Microsoft’s krachtigste Unified Communications Platform


Tijd en plaats onafhankelijk werken is al jaren een veelbesproken onderwerp. Het biedt organisaties veel voordelen en zorgt ervoor dat medewerkers efficiënter en effectiever kunnen werken. Bovendien hoeven werknemers niet meer rekening te houden met een ‘9 tot 5 regime’ en zorgt het voor een betere balans tussen werk en privé. Dat flexibel werken steeds meer gemeengoed is geworden, ligt met name aan de snelle evolutie van de communicatietechnologie. Medewerkers gebruiken steeds meer apparaten, zoals laptops, smartphones en tablets, en willen deze altijd en overal kunnen toepassen.

Voor bedrijven brengt dit enorme uitdagingen met zich mee, omdat ze vaak hun processen moeten aanpassen om mee te kunnen in de digitalisering. Dit begint bij het omvormen van een traditionele kantoor gebonden werkplek naar een flexibele en multifunctionele werkomgeving. In wezen heeft de opkomst van internet- en Cloudservices een revolutie teweeggebracht op de werkvloer. Bedrijven moeten met deze revolutie meegaan want medewerkers willen niet langer meer werken op één plek. Bovendien is de wereld internationaler geworden en werken bedrijven steeds vaker met externe zelfstandigen, die ze ook een werkplek willen aanbieden. Hierdoor is de manier van werken compleet veranderd.
 

Microsoft Teams - de totaaloplossing voor flexibel werken

Microsoft heeft daarom Teams geïntroduceerd, een Unified Communications platform om samen te werken in Office 365. Dankzij dit platform worden medewerkers samengebracht in één centrale omgeving waar ze kunnen bellen, chatten, vergaderen, content delen, samenwerken aan bestanden en werken met zowel hun favoriete Office apps als apps van derden. Bovendien zijn documenten altijd benaderbaar en altijd beschikbaar omdat ze veilig in de Office365 Cloud staan. Hoewel Microsoft Teams een fantastische totaaloplossing is voor flexibel werken, vinden veel organisaties de transitie naar Teams complex. Zeker als ook de bestaande telefonie verhuisd moet worden, inclusief contactcenteroplossingen en bedienposten. In deze blog gaan we dieper in op de uitdagingen rondom deze transitie met onze CEO, Constantijn Jansen, en Senior Enterprise Salesmanager, Bram van de Ven.

“Het verbaast me niet dat bedrijven tegen de nodige uitdagingen lopen. De transitie van een bestaande omgeving naar een nieuwe omgeving is vaak ingewikkeld en het ontbreekt bedrijven vaak aan tijd en kennis om ervoor te zorgen dat ze alles uit Teams halen,” aldus Constantijn. “Ze weten bijvoorbeeld niet hoe ze al hun telefoonnummers moeten porteren of hebben moeite met het koppelen van de bestaande PSTN-spraaklijnen aan Microsoft Teams door middel van Direct Routing. Hoewel je Teams met telefonie vanuit bijna iedere situatie kunt inzetten, vinden bedrijven het vaak lastig om de juiste route te kiezen. Het maakt niet uit of je vanuit een klassieke PBX- situatie, een on-premise of een hybride Skype for Business omgeving komt, de route om er te komen hangt altijd af van de wensen en uitgangssituatie. Als Microsoft Universal Communications specialist zijn we bekend met al deze routes en helpen we klanten graag met de vervanging van hun huidige communicatieoplossing.

“Teams is de volgende stap in de evolutie van Unified Communications,” vult Bram aan. “Toen wij organisaties hielpen met de overstap naar Lync waren er soortgelijke uitdagingen. Een paar jaar later, tijdens de transitie van Lync naar Skype for Business, kregen we wederom veel aanvragen om organisaties te helpen. Nu is de tijd aangebroken om organisaties van Skype for Business naar Microsoft Teams te helpen.”
 

Complexe implementatie

Aangezien iedere organisatie een andere manier van werken en een andere IT-omgeving heeft, is het noodzakelijk om een passende oplossing aan te bieden. De toevoeging van bellen aan het Microsoft Teams platform brengt daarbij extra uitdagingen met zich mee. Bram: “Het is lastig om een zo goed mogelijke aansluiting bij je huidige infrastructuur te vinden. Iedere bestaande omgeving kent wel een aantal specifieke functies die nu gebruikt worden en die je in een nieuwe omgeving zou willen behouden. Wij bieden daarom een totaaloplossing die niet alleen advies en de implementatie van Microsoft Teams omvat, maar ook ondersteuning verschaft voor de add-ons als contactcenter of bedienpost, de achterliggende netwerken en de verbinding met het bestaande telefonienetwerk. Daarnaast verzorgen wij ook monitoring en proactief beheer en bieden we een adoptieprogramma aan voor de eindgebruikers.”

Constantijn vervolgt: “Wij helpen organisaties al ruim 10 jaar met Microsoft UC-oplossingen en beheren meer dan 200.000 seats. Hierdoor weten we als geen ander hoe je een succesvolle transitie naar Microsoft Teams maakt. Voordat we beginnen met de transitie ontwikkelen samen met de klant een roadmap. We kijken naar de benodigde technische functionaliteit en de bestaande ICT- en netwerkinfrastructuur. Afhankelijk van de functionele wensen wordt de IT-infrastructuur nagelopen op eventuele knelpunten. Vervolgens gaan we aan de slag met de implementatie van Microsoft Teams. We koppelen de traditionele telefonie aan Microsoft Teams en integreren alle hardware en software tot één eindproduct. Kortom, wij zorgen ervoor dat de implementatie is gestandaardiseerd waar dat kan en is afgestemd op jouw organisatie, waardoor je snel zorgeloos aan de slag kunt met Microsoft Teams.”
 

Gebruikersadoptie en continuïteit cruciaal voor succes

De adoptie van een nieuwe technologie, zoals Microsoft Teams, onder eindgebruikers is geen vanzelfsprekendheid. Bram: “Medewerkers houden over het algemeen liever vast aan het bekende en vinden het lastig om uit hun comfortzone te stappen. Om medewerkers te motiveren is het belangrijk dat ze inzien dat de oplossing hun werk makkelijker en vooral leuker gaat maken. Motivatie betekent immers dat werknemers willen veranderen, in plaats van moeten veranderen. Wij denken daarom graag mee over hoe je een adoptiecampagne af kunt stemmen op specifieke doelgroepen en trainingsbehoeften. Daarnaast adviseren we ook wat je zelf kunt doen en beschikken we over een breed netwerk van partners met ieder hun specifieke trainingsoplossingen.”

Continuïteit is een element waar organisaties ook rekening mee moeten houden. “Het is uiterst belangrijk dat de oplossing blijft werken zodra de implementatie is afgerond,” aldus Constantijn. “Als medewerkers niet meer kunnen samenwerken of telefonisch onbereikbaar zijn, dan kan dit grote consequenties hebben voor een organisatie. Aangezien wij een totaaloplossing aanbieden, nemen wij indien nodig ook het beheer volledig uit handen. Onze specialisten zorgen voor de installatie, configuratie en het beheer van de UC-oplossing. Hierdoor is de continuïteit en bereikbaarheid van de organisatie altijd gewaarborgd en kan iedere medewerker zich altijd en overal bezighouden met de kernactiviteiten van de organisatie.”
 

Wil je overstappen op bellen met Microsoft Teams? Neem dan contact met ons op:

StartReady - het KPN UC Competence Center - begeleidt organisaties al ruim 11 jaar bij de transitie naar Microsoft UC. Onze specialisten adviseren je graag hoe je de overstap naar Microsoft Teams zorgeloos kunt maken. Neem voor meer meer informatie contact met ons op via ons contactformulier of bel ons op 088 894 68 68.

x