nl-NLen-US

De voordelen van de digital workplace worden niet behaald

11 May 2018

Hoe volwassen is jouw organisatie in het gebruik van Skype for Business?

Skype for Business maakt (samen)werken efficiënter, waar en wanneer je dat werk ook doet. Dit maakt de organisatie beter bereikbaar, levert een aanzienlijke kostenbesparing op en realiseert tot 30 minuten tijdswinst per medewerker per dag. Maar dit potentieel wordt alleen waargemaakt wanneer Skype for Business optimaal wordt gebruikt door alle medewerkers. Wat gebeurt er wanneer de technologie niet goed wordt gebruikt en hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie wel alle voordelen benut?

Om te bepalen hoe volwassen een organisatie is in het gebruik van Skype for Business, is een volwassenheidsmodel ontwikkeld. Het model kent 5 verschillende fasen, waarin in elke fase wordt gekeken naar onder andere het gedrag van medewerkers, de gebruikte Skype-functies en de aandacht die besteed is aan de adoptie van de technologie op de werkvloer. Al deze elementen hangen samen en bepalen hoe volwassen de organisatie is in haar gebruik van Skype for Business.
 

Entry level

De fase waar je als organisatie niet in wilt blijven hangen is het entry level. In deze fase investeer je in een technologie, maar de beloofde voordelen worden niet behaald door het slechte gebruik onder medewerkers. De return on investment blijft uit. In het diagram is te zien wat kenmerkend is voor het entry level. Er is bij deze voorbeeldorganisatie geen gebruik gemaakt van een adoptieprogramma en er wordt geen tijdswinst gerealiseerd. De technologie is niet geïntroduceerd onder de medewerkers, waardoor de gedragsverandering uitblijft. De gebruikte Skype-functies en het aantal gebruikers zijn erg laag. Daarnaast zijn de werkmethoden nog traditioneel: er heersteen 9 tot 5 mentaliteit waarbij medewerkers altijd op locatiezijn voor vergaderingen. Als organisatie wil je doorstromen naar een hoger level, zodat de voordelen van de technologie ook daadwerkelijk tot uiting komen. Maar hoe kom je op dat punt?
 

Introductie van de technologie

In veel gevallen focust het implementatieteam binnen de organisatie zich op de technische implementatie van een nieuwe technologie. Dat is niet verwonderlijk, er is namelijk niets vervelender dan technologie die technisch niet in orde is. Het gebruik van de technologie kost dan meer tijd en energie dan het oplevert. Maar naast de technische implementatie, moet er ook aandacht besteed worden aan het adoptievraagstuk. Hierbij komen onder andere een introductie en training voor de medewerkers bij kijken.

Wanneer hier geen aandacht aan wordt besteed, zal maar een kleine groep medewerkers de technologie gebruiken. Deze kleine groep mensen is van nature innovatief, waardoor zij zich sneller een nieuwe technologie eigen maken. Bij het grootste gedeelte van de medewerkers is dit niet het geval. Uit onderzoek is gebleken dat tot zo’n 68% van de mensen wel openstaat voor nieuwe technologie, maar extern gemotiveerd moet worden om tot een gedragsverandering te komen en de technologie op te nemen in hun standaard processen. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van vergaderingen via Skype for Business, in plaats van te vergaderen op locatie. Of het bijhouden van de beschikbaarheidsstatus, zodat collega’s zien wanneer iemand beschikbaar is.


Implementatieteam

De eerste stap van een gedegen adoptieplan is het creëren van een gevarieerd implementatieteam. Dit implementatieteam wordt aangestuurd door de Chief Adoption Officer (CAO). De CAO is de eindverantwoordelijke op gebied van adoptie van nieuwe technologie op de werkvloer en brengt alle relevante partijen bijeen. Binnen een organisatie bestaat de functie CAO vaak niet, maar het is belangrijk om deze rol aan iemand toe te wijzen. In best practice cases zijn de afdelingen ICT, HR en Communicatie nauw betrokken bij een adoptieplan. De perspectieven vanuit deze verschillende afdelingen zorgen voor een overkoepelend plan met voldoende draagvlak. Er wordt zowel vanuit de techniek als vanuit de mensen gekeken naar het verandertraject. Een gevarieerd implementatieteam is de eerste stap richting een gedegen adoptieplan. Wanneer dit team is samengesteld, kunnen de vervolgstappen worden gemaakt.

Wil jij meer weten over de vervolgstappen in het adoptieplan? Lees dan het whitepaper over het volwassenheidsmodel van Skype for Business.

x