nl-NLen-US

Zet de mens centraal bij de adoptie van Microsoft Teams

24 June 2019

Zet de mens centraal bij de adoptie van Microsoft Teams

De manier waarop we werken verandert en daarmee ook onze werkplek. De werkplek wordt in toenemende mate gezien als een manier om mensen te laten focussen op het werk dat er echt toe doet. Om alle kansen die zich voordoen te benutten, is samenwerking tussen werknemers en partners met verschillende skills, talenten, capaciteiten en innovatieve denkwijzen van groot belang. Dit vraagt niet alleen aanpassingen voor de fysieke werkplek, maar ook om aanpassingen over hoe je communiceert. Intelligent Communications (IC) speelt een belangrijke rol in de transformatie van de manier waarop we werken. Het mooie van een IC-oplossing, zoals Microsoft Teams, is dat het niet alleen alle communicatieservices onderbrengt in een enkele gebruikerservaring zoals we met Unified Communications gewend zijn, maar ook alle relevante applicaties, data en workflows integreert. Hierdoor kan het personeel optimaal met elkaar en met partners buiten de organisatie samenwerken.

Toch valt het voor veel IT-afdelingen niet mee om een naadloze ingebruikname te realiseren. Ze moeten vaak rekening houden met veel verschillende bestaande communicatiemiddelen en applicaties. Zowel medewerkers als IT’ers zien hierdoor vaak door de bomen het bos niet meer, waardoor ze minder productief zijn. Dankzij IC krijgen medewerkers exact wat ze nodig hebben binnen één oplossing zonder dat ze telkens van applicaties hoeven te wisselen. Echter vraagt een goed uitgekiende implementatie van een Intelligent Communications oplossing meer dan alleen de juiste tools. Er moet ook worden nagedacht over de adoptie van de technologie.

Het realiseren van een succesvolle adoptie van een nieuwe Intelligent Communications oplossing, zoals Microsoft Teams, onder eindgebruikers is geen vanzelfsprekendheid. Medewerkers houden over het algemeen liever vast aan het bekende en vinden het lastig om uit hun comfortzone te stappen. Het is daarom belangrijk dat medewerkers gemotiveerd worden en dat IT-afdelingen laten zien dat de betreffende oplossing en de endpoints, zoals koptelefoons en conferenceroom systemen, hun werk makkelijker en leuker maken. Motivatie betekent immers dat werknemers willen veranderen, in plaats van moeten veranderen.

Om optimale samenwerking te realiseren en de adoptie van de nieuwe oplossing écht tot een succes te maken, is het belangrijk dat organisaties rekening houden met het functionele aspect van de implementatie. Als eindgebruikers niet duidelijk wordt gemaakt hoe de nieuwe technologie hun werk makkelijker maakt laten ze de nieuwe oplossing links liggen en vallen ze terug in hun oude gewoontes. Organisaties zullen daarom een strategie moeten ontwikkelen voor de gebruikersadoptie. Hoewel iedere organisatie anders is kan de basis voor deze strategie worden gerealiseerd aan de hand van drie fases: voor, rondom en na de implementatie.
 

Start met je 'champions'

Als eerste stap is het noodzakelijk om een multidisciplinair projectteam samen te stellen. De leden van dit projectteam vormen een dwarsdoorsnede van de organisatie en dienen als ambassadeur van de oplossing. Zodra het projectteam is vastgesteld en de gebruikers binnen organisatie in kaart zijn gebracht, kan worden begonnen aan de volgende fase. Hierbij is het zaak om eerst de interne ‘champions’ te identificeren. Een ‘champion’ is een persoon die gemotiveerd is om andere te helpen en daarnaast geïnteresseerd is in nieuwe technologie. Zij kunnen collega’s enthousiasmeren om gebruik te maken van de oplossing en waar nodig ondersteunen bij eventuele vragen. ‘Champions’ zijn essentieel om het adoptieprogramma tot een succes te maken.

Om gecontroleerde groei te realiseren is het belangrijk dat de ‘champions’ worden voorzien van de juiste handvatten. Door hen al in een pilotfase trainingen aan te bieden en met de IC-oplossing te laten werken, kan er waardevolle feedback worden verzameld. Deze feedback kan vervolgens worden gebruikt om richtlijnen op te stellen voor de bredere adoptiefase binnen de organisatie.

Ondertussen helpen je ‘champions’ mee om de gehele organisatie achter de uitrol te krijgen. Haak ook je communicatieafdeling aan om bewustwording te creëren rond de aanstaande ingebruikname. Met bijvoorbeeld posters, flyers en teaservideo’s breng je het IC-platform onder de aandacht. Het liefst target je de verschillende doelgroepen met specifieke, herkenbare content die op hun werksituatie is afgestemd.
 

Voldoende kennis en een positieve houding rondom implementatie

Dit is de grootschalige adoptiefase voor alle medewerkers binnen de organisatie. In deze fase worden alle medewerkers met behulp van de verschillende projectteams klaargestoomd om gebruik te gaan maken van de oplossing. Combineer verschillende interne communicatieactiviteiten met bijvoorbeeld een lanceringsevent en trainingssessies. Op deze manier leren medewerkers omgaan met zowel de IC-oplossing als de endpoints, zoals de headset en het conferenceroom systeem, en blijven medewerkers gemotiveerd om de oplossing te gebruiken. Daarnaast zal er gedurende deze fase regelmatig om feedback worden gevraagd, zodat richtlijnen eventueel kunnen worden aangepast. Bovendien kan de feedback ook worden gebruikt om nieuwe ambassadeurs te identificeren die kunnen meehelpen aan een succesvolle implementatie.
 

Biedt ook na implementatie ondersteuning voor optimaal gebruik

Na de ingebruikname is het uiterst belangrijk dat de oplossing blijft werken en dat gebruikers de oplossing optimaal blijven gebruiken. Als medewerkers niet meer kunnen samenwerken of telefonisch onbereikbaar zijn, dan kan dit grote consequenties hebben voor een organisatie. Het is daarom verstandig om regelmatig reviews te houden, tips en tricks te delen en een serviceplan op te stellen. Hierdoor blijft de gebruikerservaring gewaarborgd. Stakeholders en ‘champions’ kunnen hierbij ondersteunen door bijvoorbeeld verwachtingen te managen en regelmatig naar feedback te vragen.

Kortom, gebruikersadoptie is een essentieel element dat niet over het hoofd mag worden gezien. Technologie kan groei mogelijk maken en ons leven verrijken, echter kunnen we dit alleen maar realiseren als wij, jij en ik, begrijpen hoe we er mee om moeten gaan en hoe we het kunnen inzetten om ons werk sneller gedaan te krijgen. Zet daarom niet de technologie en de oplossing centraal, maar de mens.

Constantijn Jansen, CEO van StartReady


Van deze blog publiceerde AG Connect eerder een verkorte versie

x