Tegenwoordig zijn we er aardig aan gewend, maar met de razendsnelle opkomst van het inmiddels prehistorische MSN Messenger was hij daar opeens: de beschikbaarheidsstatus. Mensen begonnen op grote schaal te chatten binnen een programma met een afgebakende contactlijst. Dit was ook de eerste keer dat mensen handmatig konden aangeven ‘Bezet’ of ‘Afwezig’ te zijn terwijl men wel online was. Een voorzet van de efficiënte communicatie die nu ook al een tijdje mogelijk is binnen bedrijven.
De mogelijkheid om je beschikbaarheid aan je contactpersonen te laten zien is met de ondergang van MSN gelukkig dus niet verloren gegaan. Ook in Skype for Business (voorheen Microsoft Lync) kun je aangeven of je tijd hebt voor een chatgesprek of een conferencecall. Voor een deel gaat dat zelfs automatisch: aan de hand van je Outlook-agenda wordt aangegeven of je een vergadering hebt of deelneemt aan een conferencecall. Handig voor je contacten die in één opslag zien of ze je kunnen bereiken. Er zit wel een addertje onder het gras: de techniek is ver, maar nog niet waterdicht. Daarom geeft je beschikbaarheidsstatus niet altijd de realiteit aan als je dat niet zelf in de gaten houdt.
Zo moet je ten eerste achter je pc of laptop zitten om je beschikbaarheid aan te geven. Als je in de auto zit ben je wellicht prima bereikbaar op je mobiele telefoon, maar die status wordt niet aan je contactpersonen getoond in Skype for Business. Ook geldt dat als je eenmaal aan het bellen bent op je mobiel, je status op Skype wellicht gewoon op ‘Beschikbaar’ staat. Niet handig. Daar ligt dus een kans voor telecomoperators, die het mogelijk zouden kunnen maken om je status automatisch te laten aanpassen als je naar je mobiele telefoon moet grijpen.
Los van die technische hobbel bestaat er weleens wat onduidelijkheid over wat een bepaalde beschikbaarheidsstatus nu precies betekent. Een lijstje etiquette voor het gebruik van de beschikbaarheidsstatus kan geen kwaad.
De beschikbaarheidsstatus heeft een helder doel: communicatie (binnen organisaties) bevorderen. Door het communicatiemiddel in te zetten dat het best bij een bepaalde beschikbaarheidsstatus past, communiceer je veel effectiever en kun je het mailverkeer enorm terugbrengen. Zo kun je met Skype for Business optimaal samenwerken: rust wanneer concentratie vereist is, open staan voor vragen en opmerkingen als het ook maar even kan. Juist als jij en je collega’s niet op dezelfde locatie zitten, is de beschikbaarheidsstatus een geweldig hulpmiddel om kennis te kunnen delen en daarmee sociaal samen te werken. Voorwaarde daarvoor is wel dat je je status actueel houdt.