Beschikbaar voor overleg of bezet?

Wat je beschikbaarheidsstatus écht betekent

Tegenwoordig zijn we er aardig aan gewend, maar met de razendsnelle opkomst van het inmiddels prehistorische MSN Messenger was hij daar opeens: de beschikbaarheidsstatus. Mensen begonnen op grote schaal te chatten binnen een programma met een afgebakende contactlijst. Dit was ook de eerste keer dat mensen handmatig konden aangeven ‘Bezet’ of ‘Afwezig’ te zijn terwijl men wel online was. Een voorzet van de efficiënte communicatie die nu ook al een tijdje mogelijk is binnen bedrijven.

Bereikbaar of juist niet

De mogelijkheid om je beschikbaarheid aan je contactpersonen te laten zien is met de ondergang van MSN gelukkig dus niet verloren gegaan. Ook in Skype for Business (voorheen Microsoft Lync) kun je aangeven of je tijd hebt voor een chatgesprek of een conferencecall. Voor een deel gaat dat zelfs automatisch: aan de hand van je Outlook-agenda wordt aangegeven of je een vergadering hebt of deelneemt aan een conferencecall. Handig voor je contacten die in één opslag zien of ze je kunnen bereiken. Er zit wel een addertje onder het gras: de techniek is ver, maar nog niet waterdicht. Daarom geeft je beschikbaarheidsstatus niet altijd de realiteit aan als je dat niet zelf in de gaten houdt.

Zo moet je ten eerste achter je pc of laptop zitten om je beschikbaarheid aan te geven. Als je in de auto zit ben je wellicht prima bereikbaar op je mobiele telefoon, maar die status wordt niet aan je contactpersonen getoond in Skype for Business. Ook geldt dat als je eenmaal aan het bellen bent op je mobiel, je status op Skype wellicht gewoon op ‘Beschikbaar’ staat. Niet handig. Daar ligt dus een kans voor telecomoperators, die het mogelijk zouden kunnen maken om je status automatisch te laten aanpassen als je naar je mobiele telefoon moet grijpen.
 

Etiquette

Los van die technische hobbel bestaat er weleens wat onduidelijkheid over wat een bepaalde beschikbaarheidsstatus nu precies betekent. Een lijstje etiquette voor het gebruik van de beschikbaarheidsstatus kan geen kwaad.

1. Beschikbaar
   Dit is de standaard, ofwel default-status. Deze status geeft aan dat iemand beschikbaar is voor telefoontjes, chatberichten en andere overleggen, maar dat die persoon ondertussen wel gewoon bezig is. Je kunt een snelle reactie verwachten.
    
2. Bezet
   Deze status geeft veelal aan dat iemand het druk heeft of met iets belangrijks bezig is. Wil je degene bereiken, start dan met een chatbericht om eventueel daarna over te stappen op bijvoorbeeld een telefoongesprek of het delen van je scherm. Dit is effectiever dan een mail versturen. Je kunt er alleen niet vanuit gaan dat iemand meteen op een chatbericht reageert. Is het dringend, bel dan even.
    
3. In vergadering
   Een duidelijke boodschap: degene die je zou willen bereiken heeft een afspraak en is dus niet in staat om de telefoon te beantwoorden. Vaak is de laptop nog binnen handbereik en kun je via chat een korte vraag stellen. Is het dringend en krijg je niet direct reactie? Stuur een whatsappje of sms. Kan het nog even wachten? Stel een “status alert” in zodat je een melding krijgt wanneer iemand weer beschikbaar is.
   
   Let wel: Skype for Business stelt deze status automatisch in als iemand een activiteit of meeting in zijn Outlook-agenda heeft staan. Loopt een vergadering uit dan verandert de status automatisch naar beschikbaar, tenzij iemand dit zelf handmatig tegenhoudt. De automatisch gegenereerde status kun je dus altijd zelf aanpassen.
    
4. Niet storen
   Een persoon met deze status wil duidelijk niet onderbroken worden bij zijn of haar activiteiten. Het ontvangen van chatberichten of telefoontjes tijdens het geven van een presentatie of het toewerken naar een deadline is hinderlijk, en daarom blokkeert Skype for Business deze communicatie wanneer je je status op ‘Niet storen’ instelt. Je kunt iemand dan alleen bereiken per e-mail. Toch kan het voorkomen dat je uitzonderingen wilt maken voor bepaalde collega’s. Door mensen uit je contactenlijst toe te voegen aan je ‘workgroup’ geef je deze mensen de mogelijkheid om je te bereiken, ongeacht je status.
    
5. Ben zo terug
   Eigenlijk de meest makkelijke status om goed te interpreteren. Iemand is even koffie aan het zetten of staat te overleggen met een collega. De status ‘Bezet’ of ‘Niet storen’ is hier niet toereikend – die impliceert namelijk dat iemand voor een iets langere tijd behoefte heeft aan rust. Als iemand bewust voor ‘Ben zo terug’ kiest, verwacht deze persoon eigenlijk dat mensen even wachten voordat ze een poging doen om in contact te komen. In dit geval is het handig om een status alert in te stellen. Je hoeft dan niet de hele tijd te kijken of iemand weer beschikbaar is, maar ontvangt dan vanzelf een melding.
    
6. Afwezig
   Hier kunnen twee dingen aan de hand zijn: iemand heeft een tijdje zijn toetsenbord niet aangeraakt, waardoor automatisch de status ‘Afwezig’ wordt ingesteld, of iemand wil aangeven dat hij of zij voorlopig niet achter het bureau zit. Dat betekent vaak dat deze persoon goed bereikbaar is op een mobiele telefoon en ook per e-mail, maar dat het sturen van een chatbericht niet zoveel zin heeft.
    

De beschikbaarheidsstatus heeft een helder doel: communicatie (binnen organisaties) bevorderen. Door het communicatiemiddel in te zetten dat het best bij een bepaalde beschikbaarheidsstatus past, communiceer je veel effectiever en kun je het mailverkeer enorm terugbrengen. Zo kun je met Skype for Business optimaal samenwerken: rust wanneer concentratie vereist is, open staan voor vragen en opmerkingen als het ook maar even kan. Juist als jij en je collega’s niet op dezelfde locatie zitten, is de beschikbaarheidsstatus een geweldig hulpmiddel om kennis te kunnen delen en daarmee sociaal samen te werken. Voorwaarde daarvoor is wel dat je je status actueel houdt.

Meer weten over Skype for Business? Download ons whitepaper.