nl-NLen-US

SPAR Holding krijgt een moderne werkplek

SPAR Holding krijgt een moderne werkplek

SPAR Holding vervangt de oude telefooncentrale en krijgt er een moderne werkplek met Skype for Business voor terug.

Marcel van Gurp, Operationeel IT Manager bij SPAR Holding, vertelt waarom er bij de vervanging van de oude telefooncentrale is gekozen voor de uitgebreide functionaliteit van Skype for Business.

Alle SPAR winkels worden beheerd door lokale franchisenemers. Al sinds de oprichting in 1932 werken alle winkels samen om voordelen te behalen uit de gebundelde krachten. DE SPAR: ‘’Door Eendrachtig Samenwerken Profiteren Allen Regelmatig’’. Ook in 2018 worden de overkoepelende belangen behartigd door SPAR Holding. In het hoofdkantoor en het distributiecentrum werken 360 medewerkers aan onder andere de centrale inkoop, het commerciële beleid, de winkelinrichting en automatisering. Marcel van Gurp leidt de afdeling die alle systemen en applicaties beheert.

Moderne werkplek met telefonie

‘’Twee jaar geleden zijn we gestart met het ontwikkelen van onze moderne werkplek. Alle medewerkers kregen een Microsoft Surface met Office 365. Eén device om alles mee te kunnen doen. Maar daar tegenover stond nog een oude en dure telefooncentrale die niet meer voldeed aan onze wensen. Het was tijd om ook daar vanaf te stappen en telefonie te integreren in de moderne werkplek.’’

De oplossing moest vooral een totaalpakket vormen met de bestaande systemen. ‘’We wilden alle communicatie centreren op één apparaat en in één applicatie. De integratiemogelijkheden waren voor ons van groot belang. In combinatie met Office 365 past Skype for Business perfect in dat plaatje.’’ Maar niet alleen de functionaliteit moest een totaaloplossing bieden, ook de dienst wordt afgenomen in een totaalpakket: ‘’Vast, mobiel, Skype for Business en de contact center add-on, we nemen het allemaal af via KPN. Zo hebben we één aanspreekpunt en kunnen wij ons richten op onze kerntaken.’’

Implementatietraject uit het boekje

‘’Het grote voordeel van Skype for Business is dat het een volwaardige vervanging is van een oude telefooncentrale, maar dat het je veel meer functionaliteit biedt. Voor ons was prioriteit nummer één dat we onze bereikbaarheid konden waarborgen door een eenvoudige en snelle telefonie-oplossing. De meerwaarde van chat, beschikbaarheidsinformatie en de andere Skype-functies zijn ons echter ook niet ontgaan. Dat zijn dingen die je in een traditionele telefooncentrale niet terugvindt.’’

De overgang van zo’n traditionele centrale naar een VoIP-platform vraagt wel om een nauwkeurige planning. ‘’Je moet scherp zijn op de details. Slagbomen die zijn aangesloten op een telefoonlijn, dat soort zaken moet je niet uit het oog verliezen. Maar KPN heeft vanaf het begin af aan een breed projectteam opgezet waarin alle disciplines vertegenwoordigd waren en waarin de communicatie heel open was. Daardoor zijn de risico’s en verwachtingen goed gemanaged. Het was een implementatietraject uit het boekje.’’

Een ander aandachtspunt dat voor Marcel binnen dit project als een paal boven water staat, is de cultuuromslag die nodig was voor acceptatie van de technologie op de werkvloer. ‘’Je haalt de vaste telefoons bij mensen van het bureau en geeft ze er een headset voor in de plaats. Dat is een grote verandering. In samenwerking met KPN hebben we vanaf het begin af aan alle afdelingen bij de uitrol betrokken. Ik ben er van overtuigd dat dat een grote succesfactor is binnen het project.’’

Nieuwe manier van werken

En dat het project een succes is geworden, staat voor Marcel vast. ‘’Ondanks de grote verandering die onze medewerkers hebben moeten doormaken, zijn de reacties heel positief. We zien dat mensen vanaf de eerste dag hun headsets hebben opgepakt en zijn gaan bellen en chatten. We gebruiken Skype for Business pas relatief kort, maar ik zie wel een verandering in de manier van werken ontstaan. We zijn een kleine organisatie, dus we weten elkaar wel te vinden, maar we gaan naar een situatie waarin we alle communicatie bundelen, niet meer eindeloos heen en weer hoeven te mailen en efficiënter samenwerken.’’

De oude telefooncentrale staat uit, medewerkers zijn tevreden en Marcel richt zijn aandacht op de volgende stappen in de transitie naar een moderne werkplek. ‘’Skype for Business biedt ons een heel palet aan communicatiemogelijkheden en daarmee de keus tussen de verschillende kanalen. Het maakt ons flexibel en is een platform dat kan meebewegen als we als organisatie door de tijd heen veranderen.’’

x